Autor: Skender Mustafi
Riredaktuar më 8 Qershor 2014
Publikuar më 24 Shtator 2013
Kaizen, thjeshtë, mund të definohet si mënyra japoneze e qasjes ndaj praktikave më të mira. Po nisë me këtë fjali për të dhënë përshtypjen që në fillim që kemi të bëjmë me një praktikë japoneze, kështu që të kemi në kokë një ambient japonez të zhvillimit të proceseve ku preciziteti dhe efektiviteti janë elemente kryesore. Kjo praktikë më mënyrë zë vazhdueshme tenton të përmirësojë efektivitetin e zhvillimit të proceseve në një ndërmarrje dhe ka treguar sukses të madh sa që është një praktikë standarde tek kompanitë si Tyota, Sony e të tjera.
Fjala Kaizen është një kombinim nga dy fjalë japoneze ku “Kai” definohet si përmirësim i vazhdueshëm, kurse “Zen” zakonisht përkthehet si i/e mirë. Pra, kjo praktikë tenton të bëj përmirësime të vazhdueshme në të mirë të proceseve, reparteve, madje edhe të kompanisë në tërësi. Ajo që duhet theksuar në këtë pikëpamje është se Kaizen, për dallim nga praktikat evropiane e amerikane të përmirësimit të proceseve të biznesit, nuk bën ndryshime thelbësore, por përmirësime të vazhdueshme të cilat shpien në ndryshime pozitive. Për këtë dhe moto e kësaj praktike është përmirësimi i proceseve për rritjen vlerave në vend të largimit të të punësuarven për të rritur gjenerimin e vlerave të reja.
Praktika Kaizen mund të implementohet në të gjitha llojet e ndërmarrjeve për të gjitha llojet e proceseve, që nga shitoret e vogla, shitoret e mëdha e deri tek kompanitë e mëdha si Google, HP, VW e të tjera.
Qëllimi kryesorë i implementimit të kësaj praktike është largimi i humbjes (nga japonishtja “muda”) e cila në shqip mund të merret edhe si „e kotë“. Kështu për shembull largimi i veprimeve/praktikave/aktiviteteve të kota në menaxhimin e kohës që të krijohet hapësirë për veprime tjera më efektive. Në shumë raste në implementimin e kësaj praktike përfshihen të gjithë të punësuarit e kompanisë nga të gjitha nivelet në një të ashtuquajtur „Kaizen Event“. Kjo ngjarje njihet gjithashtu edhe me emrin „Kaizen blic“ meqë koha e realizimit është e shkurtë, zakonisht në një afat dy javorë, dhe me një ekip të vogël i përbërë nga 3 deri 5 persona të cilët trajtojnë një repart ose vetëm një pjesë të një reparti të caktuar. Kjo lloj praktike shpie në nxjerrjen e rezultateve efektive, të kuptueshme të një pjese (shumë) të vogël të ndërmarrjes me kosto (shumë) të ulëta.
Arritja e një sistemi efektiv dhe superior, përmes kësaj praktike, bën që ky sistem të vendoset si pjesë e procedurave standarde të veprimit në kompani.
Procesi i analizës dhe realizimit
Meqë filozofia e praktikës Kaizen është „Nëse nuk është e prishur, mos e rregullo.“, kjo praktikë bazohet mbi një proces i cili zakonisht zhvillohet në dhjetë hapa të paradefinuar mirë ku prezent është eksperti i çështjeve të synuara për përmirësim, zotëruesi i procesit, një ose dy punëtorë të vijës së parë të cilët kanë përvojë me procesin dhe një fillestarë që nuk ka njohuri mbi procesin:
- Definimi i problemit
- Dokumentimi i gjendjes momentale
- Vizualizimi i situatës ideale
- Definimi i objektivave matëse
- Grumbullimi i zgjidhjeve të problemit
- Zhvillimi i planit Kaizen
- Implementimi i planit
- Matja, ruajtja dhe krahasimi i rezultateve me objektivat
- Përgatitja e përmbledhjes
- Krijimi i planit të veprimit të vazhdueshëm dhe afatshkurtër
Implementimi i suksesshëm
Implementimi i praktikës Kaizen edhe pse në një afat të shkurtër, me një fuqi jo aq të madhe të veprimit me një buxhet minimal i realizuar sipas filozofisë së veprimit të vazhdueshëm dhe efektiv arrin rezultate të mëdha pozitive jo vetëm në përmirësimin e një pjese të një procesi të kompanisë, por në përmirësimin dhe ndryshimin e filozofisë së kompanisë në tërësi.
Metodat të cilat shfrytëzohen për të udhëhequr dhe përmirësuar vendin e punës në Kaizen njihen edhe si “5S-të” ose edhe si “amvisëria e mire” e që janë:
– Seiri (Mbajtja e rregullit): Gjësendet e pa shfrytëzuara dhe të panevojshme pastrohen. Kjo nënkupton si organizimin e tavolinës së punës, gjithashtu edhe organizimin e të dhënave në bazën e të dhënave, organizimin e proceseve të punës e të tjera.
– Seiton (Rregullim): Duhet gjetur vend për gjithçka dhe gjithçka duhet të jetë në vendin e vetë. Për realizuar këtë metodë shumë kompani bëjnë etiketimin e gjësendeve, emërimin e përshtatshëm të proceseve e të tjera.
– Seiso (Pastërti): Me realizimin e dy metodave paraprake nxitet ruajtja e asaj gjendje duke investuar kohë në pastrimin/përmirësimin e përditshëm të hapësirave të shfrytëzuara.
– Seiketsu (Standardizim): Me realizimin e suksesshëm të tri metodave paraprake, atëherë ato janë të zakonshme, standard në përditshmërine e organizatës
– Shitsuke (Mbështetje): është metodë e cila nxitë edukimin dhe mirëmbajtjen e standardeve të arritura
Çfarë mund të kuptojmë
Implementimi i praktikës Kaizen është mase i përshtatshëm për cilëndo kompani meqë gjithmonë ka diç që ka nevojë për përmirësim. Aktivitetet e vogla por të realizuara në mënyrë standarde dhe të përsëritur, në afat të gjatë, gjithmonë kanë treguar rezultate më të mira se ato të realizuara përnjëherë por vetëm një here ose me përsëritje të rralla. Unë nxis realizimin e praktikës Kaizen në kompaninë tuaj, madje vetëm sa për ta testuar meqë është e lire dhe rezultatet mund të shihen në afat të shkurtër.
Edhe pse kjo praktikë fillimisht është shfrytëzuar për përmirësimin objektiv të vendit të punës, reparteve, magazinave e të tjera, siç theksova edhe më sipër, tani mund të shfrytvzohet edhe tek kompanitë sfera e veprimit e të cilave është teknologjia moderne ose/dhe menaxhimi i informacioneve. Ajo që duhet bërë gjatë implementimin të kësaj praktike është përshtatja e rregullave në përputhje me kompaninë dhe objektivin që tentohet të arrihet.
Shumë me rëndësi është të theksohet se efekti i kësaj praktike varet nga pjesëmarrësit në kompani ose proces. Për të pasur një efekt afatgjatë të punësuarit dhe kompania duhet të jetojë në stilin Kaizen duke vepruar në përputhje me filozofinë e kësaj praktike. Nëse është nevoja kopmania duhet ndryshuar rregulloret e veprimit si dhe duhet trajtuar e edukuar të punësuarit në mënyrë që të krijohet atmosferë pune e cila jo vetëm lehtëson aplikimin dhe përsëritjen e kësaj praktike, por edhe ruajtjen e vlerave të arritura nga kjo praktikë.
